Usability im DMS-Auswahlprozess

Derzeit werden für den Auswahlprozess des geeigneten DMS hauptsächlich funktionelle Anforderungen einbezogen. Der Faktor Benutzerfreundlichkeit wird erst spät oder gar nicht berücksichtigt, obwohl sich Usability bei der DMS-Einführung seitens der Akzeptanz der Anwender zunehmend als Erfolgsfaktor herausstellt und somit das Risiko einer Fehlinvestition seitens des Unternehmens mindert.

Somit stellt sich die Frage: Wie lässt sich das Thema Usability rechtzeitig in den Auswahlprozess eines DMS integrieren?

Gesamtkonzept zur Integration von Usability

 

Integration_usability im Auswahlprozess


Um dieses Ziel zu erreichen wurde ein Vorgehensmodell entwickelt, das die zukünftigen Nutzer des DMS in den Auswahlprozess integriert. Nutzer sollen mit Hilfe von Live-Test die Möglichkeit haben, das jeweilige DMS anhand von objektiv messbaren Kriterien zu bewerten.

 

Vorgehensmodell zu Integration von Usability

 

Vorgehensmodell

Das Modell beinhaltet folgende Schritte:

  1. Um die zukünftigen Nutzer rechtzeitig in den Auswahlprozess miteinzubeziehen werden mithilfe eines Fragebogens drei prototypische Nutzerprofile erstellt
  2. In der Context-of-use Analyse werden die am häufigsten verwendeten Dokumentenarten ermittelt und unternehmensspezifische Usability-Anforderungen aufgestellt
  3. Anschließend werden für jede Nutzergruppe spezifische Aufgaben und ein Fragebogen formuliert
  4. Nach der Systempräsentation finden die Usability-Tests statt, in denen die Nutzer ihre entsprechende Aufgabe bearbeiten
  5. Anschließend sollen die Nutzer die jeweiligen DMS bewerten, indem sie einen Fragebogen ausfüllen
Detailliertere Informationen zum Vorgehensmodell können Sie folgendem Dokument entnehmen. Download Vorgehensmodell
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